Vorstellungsgespräch als Verwaltungsfachangestellte: Gefragt wird, ob du einen Bescheid begründen kannst
Stadt, Landratsamt oder Bundesbehörde: welche Fragen im Auswahlgespräch kommen, wie du einen Bescheid erklärst und was E 5 bis E 9b für dich bedeuten.
In der Ausbildung hast du Verwaltungsrecht, Haushaltsrecht und Bürgerkontakt gelernt. Im Auswahlgespräch wird davon kaum etwas abgefragt wie in einer Klausur. Stattdessen kommt ein Satz wie: „Ein Bürger versteht nicht, warum sein Antrag abgelehnt wurde. Erklären Sie es ihm.“
Dieser Beitrag zeigt, was Städte, Kreise und Bundesbehörden prüfen, welche drei Verfahrensgrundsätze du erklären können solltest, wie du einen Bescheid verständlich machst und was Eingruppierung und Weiterbildung für deinen Weg in der Verwaltung bedeuten.
Stadt, Landratsamt, Bundesbehörde: drei Arbeitgeber
Die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten hat Fachrichtungen – Bund, Land, Kommune und einige weitere. Im Gespräch zählt weniger, welche du hattest, als ob du dich auf die Aufgaben der ausgeschriebenen Stelle eingestellt hast. Und die sind je nach Arbeitgeber sehr verschieden.
| Arbeitgeber | Typische Aufgaben | Tarif | Was im Gespräch zählt |
|---|---|---|---|
| Stadt oder Gemeinde | Bürgerbüro, Ordnungsamt, Standesamt, Sozialamt, Bauverwaltung | TVöD (VKA) | Bürgerkontakt, Tempo, viele verschiedene Anliegen am selben Tag |
| Landratsamt oder Kreisverwaltung | Straßenverkehrsamt, Bauaufsicht, Jugendamt, Sozialhilfe | TVöD; in einigen Ländern arbeiten dort auch Landesbeschäftigte nach TV-L | Rechtsanwendung in großen Fallzahlen, Zusammenarbeit mit den Gemeinden |
| Bundesbehörde | Personal, Haushalt, Beschaffung, Fachaufgaben der jeweiligen Behörde | TVöD (Bund) | Arbeit nach Vorschriften und Erlassen in einer großen Organisation |
Quelle: TVöD (Bund und VKA), TV-L; die Aufgaben der Kreise regeln die Länder unterschiedlich
Drei Grundsätze, die du erklären können solltest
Bund und Länder haben eigene Verwaltungsverfahrensgesetze, die sich in den Grundzügen gleichen. Für das Gespräch brauchst du keine Paragrafenkette, sondern den Kern: Wer belastet wird, wird vorher gehört. Wer einen schriftlichen Bescheid bekommt, erfährt die Gründe. Und wo das Gesetz der Behörde Spielraum lässt, muss sie ihn nach dem Zweck des Gesetzes nutzen, nicht nach Gefühl.
- Gefragt„Was bedeutet Ermessen für Sie?“
- GemeintWeißt du, dass Ermessen kein Bauchgefühl ist, sondern eine Abwägung, die du schriftlich begründen musst?
- Gefragt„Ein Bekannter stellt bei Ihnen einen Antrag. Was tun Sie?“
- GemeintKennst du die Regel zur Befangenheit – und sagst du deiner Leitung Bescheid, statt selbst zu entscheiden?
- Gefragt„Wie gehen Sie mit einer Frist um, die Sie nicht halten können?“
- GemeintMeldest du dich rechtzeitig, oder bleibt der Vorgang liegen, bis sich jemand beschwert?
- Gefragt„Wie arbeiten Sie sich in ein neues Rechtsgebiet ein?“
- GemeintLiest du Gesetz, Verwaltungsvorschrift und Rechtsprechung selbst, statt nur alte Vorgänge zu kopieren?
Einen Bescheid erklären
Die häufigste situative Frage im Auswahlgespräch dreht sich um einen Bürger, der eine Entscheidung nicht versteht oder nicht hinnehmen will. Die Kommission achtet darauf, ob du die Entscheidung verständlich machst, ohne dich hinter Vorschriften zu verstecken – und ohne etwas zu versprechen, was du nicht halten kannst. Ein Beispiel aus dem Straßenrecht zeigt die Reihenfolge.
- Ergebnis zuerst
Was entschieden wurde, in einem Satz und ohne Paragrafen.
„Ihr Antrag, vor Ihrem Café Tische auf den Gehweg zu stellen, ist abgelehnt worden.“
- Der tragende Grund
Der Grund, auf dem die Entscheidung steht, in Alltagssprache.
„Der Gehweg ist an dieser Stelle zu schmal. Mit Tischen bliebe für Fußgänger weniger Platz, als vorgeschrieben ist.“
- Was abgewogen wurde
Bei Ermessensentscheidungen: was für den Antrag sprach und was dagegen.
„Wir haben gesehen, wie wichtig Ihnen die Plätze draußen sind. Dass Menschen mit Kinderwagen hier sicher vorbeikommen, wiegt aber schwerer.“
- Was jetzt möglich ist
Rechtsbehelf und Alternativen – sachlich, ohne zu drängen.
„Wie Sie sich gegen den Bescheid wehren können und bis wann, steht in der Rechtsbehelfsbelehrung am Ende; ich zeige Ihnen die Stelle. Wenn Sie möchten, prüfen wir auch, ob eine kleinere Fläche direkt an der Hauswand genehmigt werden kann.“
So hört der Bürger zuerst, woran er ist, dann warum, und am Ende, was er tun kann. Dieselbe Reihenfolge verlangt auch eine gute schriftliche Begründung.
Eingruppierung und Weiterbildung
Die Entgeltgruppe hängt an der Bewertung der Stelle, nicht an deinem Abschluss. Nach der Ausbildung liegt sie häufig bei E 5 oder E 6, anspruchsvollere Sachbearbeitung wird höher bewertet. Wer später Stellen mit mehr Verantwortung übernehmen will, kommt an einer Weiterbildung kaum vorbei.
Die kommunalen Studieninstitute bieten dafür die Angestelltenlehrgänge an. Der erste richtet sich an Beschäftigte ohne Verwaltungsausbildung, der zweite führt zum Verwaltungsfachwirt und ist bei kommunalen Arbeitgebern meist die Voraussetzung für Stellen ab E 9b. Er läuft berufsbegleitend über zwei bis drei Jahre.
| Station | Typische Eingruppierung | Was dafür nötig ist |
|---|---|---|
| Sachbearbeitung nach der Ausbildung | häufig E 5 oder E 6, je nach Stelle höher | Abschluss als Verwaltungsfachangestellte |
| Qualifizierte Sachbearbeitung | E 9b bis E 11 | Bei kommunalen Arbeitgebern meist der Angestelltenlehrgang II (Verwaltungsfachwirt) |
| Einstieg ohne Verwaltungsausbildung | je nach Stelle | Angestelltenlehrgang I als berufsbegleitende Qualifizierung |
Quelle: Entgeltordnung zum TVöD (VKA); Angebote der Studieninstitute, etwa des Niedersächsischen Studieninstituts
Deine Fragen an die Behörde
So besser nicht
„Wie ist das Arbeitsklima?“
So trägt es
„Welche Vorgänge würde ich in den ersten Monaten bearbeiten, und wer sieht sich meine ersten Bescheide an?“
Die zweite Frage zeigt, dass du Verantwortung für Entscheidungen ernst nimmst – und sie liefert dir ein Bild vom Alltag.
So besser nicht
„Gibt es Aufstiegsmöglichkeiten?“
So trägt es
„Unterstützen Sie den Angestelltenlehrgang II – mit Freistellung, mit Kostenübernahme oder mit beidem?“
Aufstieg ist in der Verwaltung an Qualifikation gebunden. Wer den Weg kennt, fragt nach dem, was ihn möglich macht.
So besser nicht
„Kann ich im Homeoffice arbeiten?“
So trägt es
„Gibt es eine Dienstvereinbarung zum mobilen Arbeiten, und wie wird sie in diesem Sachgebiet gelebt?“
Mobiles Arbeiten regeln Behörden meist in einer Vereinbarung mit dem Personalrat. Wer danach fragt, klingt informiert statt fordernd.
Vor dem Auswahlgespräch
Häufige Fragen
Welche Fragen kommen im Vorstellungsgespräch als Verwaltungsfachangestellte?
Fragen zu deiner Motivation für die Verwaltung und zu deinen Ausbildungsstationen, zu Grundsätzen wie Anhörung und Ermessen, zum Umgang mit schwierigen Bürgerinnen und Bürgern, zu Fristen und Prioritäten und fast immer eine Situation aus dem Publikumsverkehr. Am Ende kannst du selbst fragen.
Wie läuft das Vorstellungsgespräch bei der Stadt ab?
Meist vor einer kleinen Kommission aus Fachbereich und Personalabteilung, oft mit Personalrat und Gleichstellungsbeauftragter. Die Fragen stehen vorher fest und werden allen gleich gestellt, bewertet wird nach einem Bogen. Manche Städte ergänzen das Gespräch um einen kurzen schriftlichen Test oder eine Fallaufgabe.
Brauche ich für das Gespräch Gesetzeskenntnisse?
Keine auswendig gelernten Paragrafen, aber die Grundlogik: dass eine belastende Entscheidung eine Anhörung braucht, dass Bescheide begründet werden und dass Ermessen eine Abwägung ist. Wer diese drei Punkte an einem Beispiel erklären kann, ist gut vorbereitet.
Teil der Reihe Vorstellungsgespräch im öffentlichen Dienst.