Situative Fragen im Vorstellungsgespräch: Die Antwort ist ein Plan, keine Beteuerung
„Was würden Sie tun, wenn …?“ Wie situative Fragen entstehen, woran die Antwort gemessen wird – mit zwölf Beispielen aus Verwaltung, Führung, Service.
„Stellen Sie sich vor, ein Bürger steht aufgebracht vor Ihnen und verlangt eine Auskunft, die Sie nicht geben dürfen. Was tun Sie?“ Situative Fragen wie diese sind in strukturierten Gesprächen Standard, besonders im öffentlichen Dienst und bei Führungsstellen. Sie sind vorhersehbar – wenn man weiß, woher sie kommen.
Dieser Beitrag zeigt, wie situative Fragen entstehen, woran die Antworten gemessen werden, wie eine gute Antwort aufgebaut ist und bringt zwölf Beispiele aus Verwaltung, Führung und Kundenkontakt.
Woher die Fragen kommen
Das situative Interview wurde 1980 von Gary Latham und Kollegen beschrieben. Die Idee: Man sammelt kritische Vorfälle aus der Stelle – Situationen, in denen gutes oder schlechtes Verhalten den Unterschied gemacht hat – und formt daraus Fragen. Für jede Frage legt man vorher fest, wie eine gute, eine mittlere und eine schwache Antwort aussieht.
Für dich heißt das: Die Fragen sind nicht erfunden, sondern kommen aus dem Alltag der Stelle. Wer die Ausschreibung und die Aufgaben genau liest, kann viele vorhersagen. Und die Kommission hört nicht auf Überzeugung, sondern auf Schritte, die sie mit ihrer Musterantwort vergleicht.
So baust du die Antwort
- Lage klären
Was genau ist los, was fehlt dir an Information?
„Ich würde zuerst klären, worum es dem Bürger geht und ob ich dafür zuständig bin.“
- Prioritäten setzen
Was ist dringend, was ist wichtig?
„Wichtig ist mir, dass er sich ernst genommen fühlt und die Lage im Wartebereich ruhig bleibt.“
- Handeln
Was du konkret tust und sagst.
„Ich erkläre ihm, warum ich die Auskunft nicht geben darf, und sage, wo er sie bekommt – schriftlich, mit Ansprechpartner.“
- Einbeziehen und absichern
Wen du informierst, was du festhältst.
„Wenn er laut bleibt, hole ich eine Kollegin dazu, und danach halte ich den Vorfall kurz fest.“
Kommissionen vergleichen deine Antwort mit Musterantworten, die genau solche Schritte enthalten. Wer strukturiert und begründet antwortet, trifft sie.
Zwölf Beispiele
| Situation | Bereich | Worauf die Antwort zielt |
|---|---|---|
| Ein Kollege bittet Sie, den Antrag seiner Schwester bevorzugt zu bearbeiten. | Verwaltung | Neutralität und Befangenheit |
| Eine Frist läuft morgen ab, und Ihnen fehlen noch Unterlagen. | Verwaltung | Fristen sichern, rechtzeitig melden |
| Sie merken, dass Ihre Vorgesetzte eine falsche Rechtsauskunft gegeben hat. | Verwaltung | Hinweisen auf dem Dienstweg, ohne bloßzustellen |
| Ein Bescheid von Ihnen war fehlerhaft, der Bürger hat es noch nicht bemerkt. | Verwaltung | Fehler offenlegen und korrigieren |
| Zwei Teammitglieder reden nicht mehr miteinander. | Führung | Früh ansprechen, Gespräch moderieren |
| Ihr bester Mitarbeiter kündigt überraschend. | Führung | Gründe verstehen, Wissen sichern, Team informieren |
| Eine Entscheidung von oben halten Sie für falsch. | Führung | Bedenken einbringen, danach mittragen |
| Ein neues Teammitglied macht immer wieder dieselben Fehler. | Führung | Ursachen klären, Einarbeitung anpassen |
| Ein Kunde droht mit Kündigung, weil eine Lieferung fehlt. | Kundenkontakt | Ärger anerkennen, Lösung und Termin anbieten |
| Ein Kunde verlangt einen Rabatt, den Sie nicht geben dürfen. | Kundenkontakt | Grenze klar nennen, Alternative anbieten |
| Ein Kunde beleidigt Sie am Telefon. | Kundenkontakt | Ruhig bleiben, Grenze ziehen, Gespräch beenden können |
| Sie bekommen zwei dringende Aufträge von zwei Vorgesetzten gleichzeitig. | Alle Bereiche | Transparenz herstellen, Priorität klären lassen |
Beteuerung oder Plan
So besser nicht
„Ich würde ruhig bleiben und das Problem professionell lösen.“
So trägt es
„Ich würde zuerst klären, ob der Fehler schon Folgen hatte, dann meine Vorgesetzte informieren, den Bescheid berichtigen und den Bürger anrufen, bevor er es selbst merkt.“
Die erste Antwort ist eine Beteuerung, die niemand bewerten kann. Die zweite ist ein Plan mit Schritten – genau das vergleicht die Kommission mit ihrer Musterantwort.
Vor dem Gespräch
Häufige Fragen
Welche situativen Fragen kommen im öffentlichen Dienst?
Typisch sind Lagen aus dem Verwaltungsalltag: ein aufgebrachter Bürger, eine Auskunft, die du nicht geben darfst, ein Kollege, der um eine Bevorzugung bittet, eine Frist, die zu platzen droht, oder ein eigener Fehler in einem Bescheid. Bewertet wird, ob du nach Regeln, fair und mit den richtigen Schritten handelst.
Welche situativen Fragen bekommen Führungskräfte?
Fragen zu Konflikten im Team, Leistungsproblemen, Kündigungen guter Leute, Entscheidungen von oben, die du für falsch hältst, und zu Engpässen. Die Kommission achtet darauf, ob du früh handelst, Menschen fair behandelst und die Führungsverantwortung nicht abgibst.
Teil der Reihe Die Fragen im Vorstellungsgespräch – und was jede davon wirklich prüft.
Quellen
- Gary P. Latham, Lise M. Saari, Elliott D. Pursell, Michael A. Campion: The Situational Interview. Journal of Applied Psychology 65 (1980), S. 422–427
- Heinz Schuler: Das Einstellungsinterview. Hogrefe, Göttingen 2002