Kündigung mitteilen: Das Gespräch mit dem Chef ist nicht die Kündigung – und was sonst noch niemand sagt
Erst unterschreiben, dann kündigen. Das Gespräch ist eine Mitteilung, keine Verhandlung – rechtlich nicht einmal die Kündigung. Ablauf, Fristen, Gegenangebot.
Kaum ein Gespräch im Berufsleben wird so lange hinausgeschoben und so schlecht vorbereitet. Man weiß seit Wochen, dass man geht, und probt trotzdem nichts – weil man hofft, es werde schon irgendwie gehen, und weil man nicht weiß, was eigentlich zu sagen ist.
Dabei ist das Kündigungsgespräch das einfachste Gespräch, das es gibt, wenn man drei Dinge verstanden hat: was es rechtlich ist (nichts), was es tatsächlich ist (eine Mitteilung) und in welcher Reihenfolge die Dinge passieren müssen, damit du dich nicht in eine Lage bringst, aus der es keinen guten Weg gibt.
Was das Gespräch rechtlich ist: nichts
Eine Kündigung muss schriftlich erfolgen – auf Papier, eigenhändig unterschrieben. Eine Mail reicht nicht, eine Nachricht nicht, und das Gespräch, so klar es auch war, ist keine Kündigung. Sie wird wirksam, wenn das unterschriebene Schreiben beim Arbeitgeber ankommt; erst ab dann läuft die Frist.
Das ist keine Formalie, sondern dein Schutz und dein Werkzeug. Schutz, weil ein „ich kündige“ im Streit nicht zählt. Werkzeug, weil du das Gespräch führen kannst, ohne dass in dem Moment etwas passiert – die Entscheidung liegt weiter bei dir, bis das Schreiben übergeben ist. Und Übergabe heißt: persönlich mit Empfangsbestätigung, oder Einwurf mit Zeugen, oder Bote. Das Datum des Zugangs ist das Datum, das zählt.
Die Reihenfolge, die alles entscheidet
Erst der unterschriebene neue Vertrag – von beiden Seiten –, dann das Gespräch, dann das Schreiben. Wer diese Reihenfolge umdreht, riskiert die Lage, in der die neue Stelle platzt, nachdem die alte gekündigt ist. Das kommt vor: Der Arbeitgeber zieht das Angebot zurück, ein Gremium stimmt nicht zu, ein Budget fällt weg. Eine mündliche Zusage ist nichts, eine Mail mit „wir freuen uns auf Sie“ ist wenig, und erst der beidseitig unterschriebene Vertrag ist etwas, worauf du dich verlassen kannst.
Das gilt auch, wenn dich der neue Arbeitgeber drängt. „Können Sie schon einmal kündigen, damit der Starttermin sicher ist?“ ist eine Bitte, die du freundlich ablehnst: Sobald der Vertrag von seiner Seite unterschrieben ist, kündigst du noch am selben Tag. Das ist kein Misstrauen, sondern Ordnung – und ein Arbeitgeber, der das nicht versteht, sagt dir etwas über sich.
Vertrag prüfen und unterschreiben
Beide Unterschriften, alle Zusagen drin, Starttermin passend zu deiner Kündigungsfrist. Erst jetzt beginnt der Rest.
Frist und Datum berechnen
Kündigungsfrist aus Vertrag oder Tarif, gesetzliche Frist als Rückfall. Daraus ergibt sich das späteste Datum, an dem das Schreiben ankommen muss. Plane zwei Tage Puffer.
Das Gesprächam selben Tag wie das Schreiben
Persönlich, bei der direkten Führungskraft, vor allen anderen. Kurz: die Entscheidung, das Datum, ein Satz zum Warum, das Angebot einer geordneten Übergabe. Zehn Minuten.
Das Schreiben übergeben
Direkt nach dem Gespräch, mit Empfangsbestätigung. Das Datum des Zugangs setzt die Frist in Gang.
Übergabe, Resturlaub, Zeugnisdie verbleibenden Wochen
Übergabeplan anbieten, Resturlaub klären, Zeugnis anfordern. Das Zwischenzeugnis kannst du sofort verlangen – das Endzeugnis kommt zum Ende.
Was das Gespräch tatsächlich ist: eine Mitteilung
Der häufigste Fehler ist, das Gespräch als Aussprache zu führen. Man erklärt, was nicht gepasst hat, rechtfertigt sich, hört sich Gegenargumente an und geht mit einem schlechten Gefühl heraus – oder, schlimmer, mit einer Zusage, die man nicht wollte. Ein Kündigungsgespräch ist keine Verhandlung. Die Entscheidung ist gefallen, bevor du den Raum betrittst, und das Gespräch teilt sie mit.
Das heißt nicht, kalt zu sein. Es heißt, kurz zu sein. Die Entscheidung in einem Satz, das Datum, ein Satz zum Warum – der nach vorn zeigt, nicht zurück –, und das Angebot, die Übergabe ordentlich zu machen. Dann Schweigen. Die Führungskraft wird etwas sagen, oft Überraschung, manchmal Enttäuschung, gelegentlich Ärger. Nichts davon musst du auffangen. Du hast mitgeteilt, was zu sagen war.
- Gefragt„Das kommt jetzt überraschend.“
- GemeintWer übernimmt die Arbeit, und wie erkläre ich das nach oben? Sie rechnet, während du redest.
- Gefragt„Gibt es einen konkreten Grund?“
- GemeintIst es etwas, das ich hätte verhindern können – und ist es etwas, das mir jetzt vorgeworfen wird?
- Gefragt„Ist das schon endgültig?“
- GemeintKann ich dich mit Geld oder Titel halten, und wie viel würde das kosten? Deine Antwort entscheidet, ob ein Gegenangebot kommt.
- Gefragt„Wo geht es denn hin?“
- GemeintZum Wettbewerber? Dann sind wir bei Freistellung und Vertraulichkeit. Du musst das nicht beantworten.
So ist das Gespräch gebaut
So besser nicht
„Ich wollte mal mit dir reden … also, ich denke schon länger drüber nach, und ich glaube, es ist Zeit für etwas Neues. Es ist nicht so, dass es mir hier nicht gefällt, aber es gab in letzter Zeit einfach einige Sachen, die …“
So trägt es
„Ich habe mich entschieden, zum 31. März zu gehen. Ich fange danach als Teamleitung bei einem Anbieter aus einer anderen Branche an. Das Kündigungsschreiben habe ich dabei. Ich würde gern mit dir besprechen, wie wir die Übergabe so machen, dass das Projekt nicht darunter leidet.“
Die erste Fassung ist eine Einladung zur Aussprache – sie beginnt mit Zweifeln und endet mit einem Vorwurf, der angefangen, aber nicht ausgesprochen wird. Die zweite ist in vier Sätzen fertig und stellt die Frage, die jetzt zählt.
- Die Entscheidung
Der erste Satz. Ohne Vorlauf, ohne „ich muss dir etwas sagen“, ohne Frage in der Stimme. Eine Tatsache mit Datum.
„Ich habe mich entschieden, das Unternehmen zu verlassen. Ich werde zum 31. Dezember kündigen; das Schreiben habe ich dabei.“
- Der Grund, nach vorn
Ein Satz, was du machen wirst – nicht, was hier nicht gepasst hat. Wer nach vorn erklärt, muss nichts verteidigen.
„Ich übernehme ab Januar den Aufbau eines Bereichs, den es hier nicht gibt – das ist der Schritt, den ich seit einer Weile gesucht habe.“
- Die Anerkennung
Ein ehrlicher Satz zu dem, was du mitnimmst. Kein Lob, keine Floskel. Wenn es nichts gibt, weglassen.
„Was ich hier in den fünf Jahren gelernt habe, vor allem in der Zeit der Umstellung, nehme ich mit.“
- Die Übergabe
Das Angebot, es ordentlich zu machen. Es ist das, was die Führungskraft in dem Moment am meisten beschäftigt, und es ist das, was von dir bleibt.
„Ich habe einen Vorschlag für die Übergabe vorbereitet – wer was übernimmt und was bis wann dokumentiert ist. Wann passt es Ihnen, das durchzugehen?“
Vier Sätze, keine Minute. Die Entscheidung zuerst, damit kein Zweifel entsteht. Der Grund nach vorn, damit es keine Aussprache wird. Die Übergabe zuletzt, weil sie die Frage beantwortet, die die andere Seite gerade stellt – und weil sie das Gespräch auf das lenkt, was jetzt zu tun ist.
Das Gegenangebot
Es kommt häufiger, als man denkt, und es ist verführerisch: mehr Geld, ein neuer Titel, das Projekt, das man immer wollte. Die Entscheidung, ob du dir ein Gegenangebot anhörst, triffst du vor dem Gespräch – nicht im Raum, nicht unter dem Eindruck der Überraschung auf der anderen Seite.
Zwei Dinge sprechen in den meisten Fällen dagegen. Erstens: Was jetzt angeboten wird, war vorher auch möglich und wurde nicht angeboten. Das sagt etwas darüber, wie das Haus deinen Wert bemisst – nach dem Druck, nicht nach der Leistung. Zweitens: Der Grund, aus dem du gehst, ist selten Geld. Wer wegen Inhalt, Entwicklung oder Struktur geht und für Geld bleibt, sitzt in einem Jahr wieder in demselben Gespräch – diesmal ohne den Vertrag in der Hand.
Wenn du dir ein Gegenangebot trotzdem anhören willst, sag das ehrlich und lass dir Zeit: „Ich habe mich entschieden, aber ich höre mir an, was Sie vorschlagen – bis Freitag.“ Und bedenke, dass der neue Arbeitgeber einen unterschriebenen Vertrag hat. Ein Rückzieher dort ist rechtlich eine Kündigung vor Dienstantritt und menschlich eine verbrannte Brücke.
Wer sein Gegenangebot nicht hören will, sagt das in einem Satz und ohne Begründung: „Ich habe mich entschieden, und ich bitte Sie, das zu respektieren.“ Das ist kein Affront. Es ist die Antwort, die der Führungskraft die Suche nach einem Angebot erspart, das ohnehin nichts ändert.
Fristen: Was gilt, wenn nichts vereinbart ist
Die Kündigungsfrist steht im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag. Steht nirgends etwas, gilt das Gesetz: vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats, in der Probezeit zwei Wochen zu jedem Tag. Die verlängerten Fristen bei langer Betriebszugehörigkeit – bis zu sieben Monate nach zwanzig Jahren – gelten kraft Gesetzes nur für die Kündigung durch den Arbeitgeber. Viele Verträge stellen beide Seiten aber gleich, und dann gilt die längere Frist auch für dich. Prüf das, bevor du ein Datum nennst.
Ein häufiger Irrtum: „Drei Monate zum Quartalsende“ heißt nicht, dass die Frist drei Monate dauert. Wer am 2. Juli kündigt, geht zum 31. Dezember – fast sechs Monate. Der Zugang des Schreibens muss vor dem Stichtag liegen, und der Stichtag ist der letzte Tag, an dem die Frist noch zum gewünschten Termin läuft. Zwei Tage Puffer sind keine Vorsicht, sondern Pflicht.
| Lage | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Probezeit (max. sechs Monate), wenn vereinbart | Zwei Wochen, zu jedem Tag | § 622 Abs. 3 BGB |
| Gesetzliche Grundfrist | Vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende | § 622 Abs. 1 BGB |
| Verlängerte Fristen nach Betriebszugehörigkeit | Nur für den Arbeitgeber – außer der Vertrag stellt beide Seiten gleich | § 622 Abs. 2 und 6 BGB |
| Tarifvertrag (etwa TVöD, Metall, Chemie) | Weicht ab, oft für beide Seiten verlängert – bis zu sechs Monate zum Quartalsende | Jeweiliger Tarifvertrag, im TVöD § 34 |
| Aufhebungsvertrag | Frei vereinbar – auch sofort. Aber Sperrzeit beim Arbeitslosengeld möglich | § 623 BGB; § 159 SGB III |
Resturlaub, Zeugnis, Freistellung
Resturlaub wird genommen oder ausgezahlt. Genommen ist die Regel; der Arbeitgeber darf ihn in die Kündigungsfrist legen, wenn er das ausdrücklich erklärt. Was am Ende nicht mehr genommen werden kann, muss abgegolten werden – als Geld, mit der letzten Abrechnung.
Das Zeugnis steht dir zu, und zwar ein qualifiziertes – mit Bewertung von Leistung und Verhalten –, wenn du es verlangst. Verlang es. Und verlang es früh: Ein Zwischenzeugnis kannst du sofort nach dem Gespräch anfordern, mit dem Hinweis auf die anstehende Trennung; es ist die Vorlage für das Endzeugnis, und es sichert die Bewertung, solange die Stimmung noch gut ist.
Freistellung ist das Recht des Arbeitgebers, nicht deins. Er kann dich für die Dauer der Frist von der Arbeit freistellen, mit Gehalt – häufig bei Wechseln zum Wettbewerber. Eine unwiderrufliche Freistellung kann den Resturlaub verbrauchen, wenn das erklärt wird. Du kannst währenddessen nicht beim neuen Arbeitgeber anfangen; das Arbeitsverhältnis besteht bis zum letzten Tag.
Die Nachfragen, auf die du gefasst sein solltest
Fragen zum Mitüben
- „Wo gehen Sie hin?“
- „Hat das mit mir zu tun?“
- „Können wir über die Frist reden – früher oder später?“
- „Was hätten wir anders machen müssen?“
Die letzte Frage ist ehrlich gemeint und die gefährlichste. Wer sie im Kündigungsgespräch ausführlich beantwortet, führt die Aussprache, die er vermeiden wollte. Ein Satz reicht: „Das würde ich gern in einem Abschlussgespräch besprechen, wenn Sie das möchten – heute geht es mir um die Übergabe.“
Häufige Fragen
Muss ich im Kündigungsgespräch einen Grund nennen?
Nein. Eine ordentliche Kündigung durch Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer braucht keinen Grund – weder im Schreiben noch im Gespräch. Ein Satz zum Warum, der nach vorn zeigt, ist Anstand und erspart Spekulationen. Mehr ist Angriffsfläche.
Erst das Gespräch oder erst das Schreiben?
Beides am selben Tag: erst das Gespräch, direkt danach das Schreiben mit Empfangsbestätigung. So erfährt die Führungskraft es von dir und nicht aus der Post – und die Frist beginnt trotzdem an dem Tag, den du geplant hast.
Kann ich eine Kündigung zurücknehmen?
Nicht einseitig. Eine zugegangene Kündigung ist wirksam; zurücknehmen lässt sie sich nur, wenn der Arbeitgeber zustimmt – dann ist es rechtlich ein neuer Vertrag über die Fortsetzung. Deshalb: Vertrag beim neuen Arbeitgeber zuerst, und das Gespräch erst, wenn die Entscheidung endgültig ist.
Was, wenn mich mein Chef sofort freistellt?
Das darf er, mit Gehalt bis zum Ende der Frist. Du darfst in der Zeit nicht beim neuen Arbeitgeber anfangen. Kläre, ob die Freistellung unwiderruflich ist und ob der Resturlaub darauf angerechnet wird – beides muss der Arbeitgeber erklären. Und hol dir das Zwischenzeugnis, bevor du das Haus verlässt.
Bekomme ich eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld, wenn ich selbst kündige?
Nur, wenn du dadurch arbeitslos wirst und keinen wichtigen Grund hattest. Mit unterschriebenem Anschlussvertrag ist eine Sperrzeit kein Thema. Wer ohne neue Stelle kündigt, muss mit zwölf Wochen ohne Arbeitslosengeld rechnen – und sollte sich vorher bei der Agentur für Arbeit beraten lassen.
Wie schreibe ich das Kündigungsschreiben?
Drei Sätze: „Hiermit kündige ich das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum 31. Dezember 2026, hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Ich bitte um eine schriftliche Bestätigung des Beendigungszeitpunkts sowie um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis.“ Datum, eigenhändige Unterschrift, Übergabe gegen Empfangsbestätigung. Kein Grund, kein Dank, keine Begründung – das gehört ins Gespräch.