Vorstellungsgespräch als Sekretärin: Die wichtigste Qualifikation steht in keinem Zeugnis
Sekretariat, Assistenz der Geschäftsführung oder Schulsekretariat: was geprüft wird, wie du mehrere Chefs priorisierst und was Diskretion konkret heißt.
Wer im Sekretariat arbeitet, sitzt an der Stelle, an der alles zusammenläuft: Anrufe, Termine, Unterlagen, Stimmungen. Deshalb fragt ein gutes Vorstellungsgespräch weniger danach, wie schnell du tippst, als danach, wie du mit dem umgehst, was du dabei erfährst.
Dieser Beitrag zeigt, wie Diskretion im Gespräch geprüft wird, wie du antwortest, wenn mehrere Vorgesetzte gleichzeitig etwas wollen, was die Assistenz der Geschäftsführung ausmacht und worin sich das Gespräch für ein Schulsekretariat unterscheidet.
Diskretion: die Qualifikation ohne Zeugnis
Im Sekretariat liest du Protokolle vor den anderen, du schreibst Einladungen zu Gesprächen, deren Anlass niemand kennen soll, und du hörst, was am Telefon gesagt wird. Die Frage ist nicht, ob du davon etwas erfährst, sondern was du damit tust.
Rechtlich ist das mehr als Höflichkeit. Geschäftsgeheimnisse sind geschützt, wenn das Unternehmen sie durch angemessene Maßnahmen geheim hält – und die Assistenz ist oft genau die Person, die diese Maßnahmen im Alltag umsetzt.
So besser nicht
„Da darf ich nichts sagen – aber es ist was im Busch.“
So trägt es
„Dazu kann ich nichts sagen, das gilt für alles, was über meinen Tisch geht. Wenn es etwas zu wissen gibt, erfahrt ihr es von der Geschäftsführung.“
Die erste Antwort verrät mehr als jedes Detail. Die zweite schützt das Geheimnis und die Beziehung zu den Kolleginnen zugleich.
Mehrere Vorgesetzte, eine Assistenz
In vielen Stellen arbeitest du für zwei, drei oder mehr Personen. Irgendwann wollen alle gleichzeitig etwas, und jede hält ihr Anliegen für das dringendste. Die Kommission will hören, dass du nicht nach Lautstärke entscheidest – und dass du Konflikte zwischen Vorgesetzten nicht allein auflöst.
- Sichtbar machen
Allen zeigen, was gerade auf dem Tisch liegt.
„Ich sage beiden, dass gerade zwei große Vorlagen bis Mittag anstehen, und nenne den Umfang.“
- Nach Termin und Folgen ordnen
Was hängt woran, was hat einen festen Termin?
„Die Vorlage für die Aufsichtsratssitzung um 14 Uhr hat einen festen Termin, die andere geht in eine interne Runde.“
- Konflikt nach oben geben
Wenn beides gleich dringend bleibt, entscheiden die Vorgesetzten – nicht du.
„Wenn beide darauf bestehen, bitte ich sie, sich kurz abzustimmen, welche Vorlage zuerst fertig sein soll.“
- Zusagen und halten
Jeder weiß, wann er was bekommt.
„Ich sage zu: die eine um 12, die andere um 15 Uhr – und melde mich, falls sich daran etwas ändert.“
Wer so vorgeht, bleibt neutral zwischen den Vorgesetzten und trotzdem verlässlich. Genau das macht eine gute Assistenz aus.
Assistenz der Geschäftsführung
Je höher die Ebene, desto mehr verschiebt sich die Arbeit vom Organisieren zum Steuern: Sitzungen vorbereiten, Vorlagen zusammenführen, Nachverfolgen, was beschlossen wurde. Im Gespräch wird geprüft, ob du mitdenkst, bevor jemand fragt.
- Gefragt„Wie bereiten Sie eine Gremiensitzung vor?“
- GemeintDenkst du an Einladung, Fristen, Unterlagen, Protokoll und Nachverfolgung – in dieser Reihenfolge?
- Gefragt„Die Geschäftsführerin will einen Anrufer nicht sprechen. Was sagen Sie ihm?“
- GemeintBleibst du höflich und verbindlich, ohne zu lügen?
- Gefragt„Welche Aufgaben haben Sie bisher selbstständig übernommen?“
- GemeintAssistierst du nur, oder steuerst du auch kleine Vorhaben eigenständig?
- Gefragt„Wie organisieren Sie den Kalender von jemandem, der ständig umplant?“
- GemeintBehältst du Ruhe und System, wenn sich jeden Tag alles verschiebt?
Das Schulsekretariat
Das Sekretariat einer Schule ist eine eigene Welt. Arbeitgeber ist meist die Kommune als Schulträger, im Alltag bestimmt aber die Schulleitung, was zu tun ist. Dazu kommen Lehrkräfte, Eltern, Schülerinnen und Schüler, der Hausmeister und das Schulamt – oft alle an einem Vormittag.
Eingruppiert wird nach dem TVöD, je nach Umfang der Verwaltungsaufgaben häufig zwischen E 5 und E 8. Wer selbstständig Haushaltsmittel bewirtschaftet oder die Schulverwaltung weitgehend allein führt, sollte im Gespräch fragen, wie die Stelle bewertet ist.
Fragen zum Mitüben
- „Wie gehen Sie mit einem Elternteil um, das aufgebracht ins Sekretariat kommt?“
- „Ein Schüler steht weinend vor Ihnen, die Schulleitung ist im Unterricht. Was tun Sie?“
- „Wie behalten Sie den Überblick über Schülerakten, Zeugnisse und Termine im Schuljahr?“
- „Wie arbeiten Sie mit Schulleitung und Schulträger zusammen, wenn beide etwas von Ihnen wollen?“
Frag bei einer Stelle im Schulsekretariat, wie die Vertretung in den Ferien und bei Abwesenheit geregelt ist. An vielen Schulen gibt es nur eine Person im Sekretariat.
Deine Fragen
- Für wie viele Personen arbeite ich, und wie stimmen sie sich untereinander ab?
- Welche Aufgaben liegen ganz bei mir, welche bereite ich nur vor?
- Wie ist die Vertretung geregelt, wenn ich im Urlaub bin?
- Mit welchen Programmen und Ablagesystemen wird gearbeitet?
Checkliste Sekretariat
Häufige Fragen
Welche Fragen kommen im Vorstellungsgespräch als Sekretärin?
Fragen zu Organisation und Prioritäten, zu Programmen und Ablage, zum Umgang mit schwierigen Anrufern und fast immer zur Diskretion: Was tust du mit Informationen, die du im Sekretariat erfährst? Dazu kommen Fragen zur Zusammenarbeit mit mehreren Vorgesetzten.
Wie läuft das Vorstellungsgespräch für ein Schulsekretariat ab?
Meist führt die Kommune als Schulträger das Gespräch, oft zusammen mit der Schulleitung. Gefragt wird nach Organisation, nach dem Umgang mit Eltern und Kindern, nach Verschwiegenheit bei Schülerdaten und nach deiner Arbeit mit mehreren Ansprechpartnern. Die Eingruppierung richtet sich nach dem TVöD.
Teil der Reihe Vorstellungsgespräch im Büro: Ob als Bürokauffrau oder in der Assistenz – getestet wird, wie du Chaos sortierst.